Ocena dokonanych wydatków na przedmiotowe usługi odbywać się musi pod kątem ich racjonalności a także ich poniesienie powinno być gospodarczo uzasadnione w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą. Kategoria usług niematerialnych obejmuje między innymi: usługi doradcze i prawne, świadczenia księgowe, usługi badania rynku, usługi reklamowe, zarządzania i kontroli oraz inne o podobnym charakterze.

Kwestia dokumentowania wydatków, które chcemy zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów nie została wprost uregulowana w przepisach podatkowych. Zarówno ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych, jak i ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie normują tego zagadnienia. W takiej sytuacji pozostaje do dyspozycji podatników ugruntowane stanowisko organów podatkowych i orzecznictwo sądów administracyjnych.

Podatnik musi pamiętać o tym, że ponieważ to on odnosi korzyści z faktu zaliczenia określonych wydatków do kosztów uzyskania przychodów to jego obowiązkiem jest wykazanie związku pomiędzy poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu. Musi tego dokonać oczywiście przy pomocy zgromadzonych dowodów poniesienia tych wydatków. Przede wszystkim podatnik musi posiadać dokumenty świadczące o ich poniesieniu (np. fakturę VAT), a ponadto udokumentować, że wydatek został poniesiony (prawidłowo zarachowany) w celu osiągnięcia przychodów.

Analizy zakwalifikowanych przez podatnika do kosztów uzyskania przychodów wydatków dokonuje organ podatkowy i robi to właśnie w oparciu o zgromadzony przez podatników materiał dowodowy. Organy skarbowe prezentują stanowisko, że dowody powinny potwierdzać wystąpienie związku przyczynowego pomiędzy kosztami a ewentualnymi przychodami (np. interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 2 maja 2016 r., nr IBPB-1-2/4510-106/16/KP). Ponadto, organy skarbowe stawiają dodatkowe wymagania odnośnie dokumentowania omawianych wydatków. Przykładowo, zgodnie ze stanowiskiem wyrażonym w innej interpretacji indywidualnej „W celu udowodnienia, iż wydatki poniesione na zakup tego rodzaju usług były poniesione w celu uzyskania przychodów, konieczne jest posiadanie przez podatnika dodatkowych dowodów świadczących przede wszystkim o ich wykonaniu. W tym celu Spółka powinna gromadzić dokumentację dotyczącą wykonanych na jej rzecz usług, potwierdzającą faktyczne wykonanie usługi w formie m. n.: umowy o świadczenie usług, sprawozdań, raportów, opinii, analiz ekonomicznych zawierających przykładowo informacje nt. podjętych czynności, zakresu wykonanych usług, wniosków z przeprowadzonych analiz, rekomendacji dotyczących działań, wiadomości e-mail, faktur ze specyfikacjami dotyczącymi wykonanych poszczególnych usług”. (interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 26 września 2011 r., nr ILPB3/423-270/11-4/EK).

Samo udokumentowanie nie wystarczy – twierdzą sądy

W omawianej kwestii wypowiedziały się także sądy administracyjne, przykładowo WSA w Gdańsku. Z wyroku tego sądu wynika, że samo udokumentowanie poniesionego wydatku nie uzasadnia zaliczenia kosztów usług doradczych i prawnych do kosztów uzyskania przychodów. Podatnik musi jeszcze posiadać materialne dowody na wykonanie tych niematerialnych usług. W wyroku z 22 listopada 2016 r., sygn. akt I SA/Gd 770/16 – WSA w Gdańsku stwierdził, że: „Rzeczą podatnika, właśnie z uwagi na niematerialny charakter świadczeń, było przedstawienie odpowiednich dowodów, które pozwoliłyby potwierdzić rzeczywiste ich wykonanie. Sama faktura VAT nie jest bowiem dokumentem wystarczającym do stwierdzenia tego, że jej wystawieniu towarzyszyło rzeczywiste wykonanie zafakturowanych prac”. Sąd jednak nie wyjaśnił jakie powinny być te dowody.

Odpowiedzi zatem należy poszukać w przepisach prawa podatkowego. Prawo materialne: ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych i ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie daje odpowiedzi na to pytanie. Zatem podatnikowi pozostaje Ordynacja podatkowa. Zgodnie z przepisami tej ustawy, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej. Zatem podatnik ma prawo udokumentować omawiane usługi w sposób, jaki uzna za stosowny i skuteczny, zgodny z prawem i potwierdzający wykonanie usługi.

Wiesława Moczydłowska