Tytuł rozporządzenia, które określa wysokość diet dotyczy co prawda pracowników sfery budżetowej, jednak z przepisów kodeksu pracy wynika fakt, że limity dotyczą także pracodawców prywatnych. Zgodnie z artykułem 775 Kodeksu pracy (Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141) pracodawca będący spoza sfery budżetowej sam określa w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej. Jednakże ustalona wysokość diety nie może być niższa niż określona w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej w stawie diet.

Gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawiera takich postanowień, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej zgodnie z zapisami Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej.

Wysokość diet obowiązująca w podróżach służbowych

Obowiązująca obecnie stawka diety krajowej to 30 zł za dobę podróży służbowej. Wysokość diety zagranicznej określa tabela wysokości diet znajdująca się w Rozporządzeniu. Podstawą, według której wylicza się wysokość diety jest czas trwania podróży.

Jeśli podróż służbowa nie przekracza jednej doby oraz wynosi:

• mniej niż 8 godzin - dieta nie przysługuje;
• od 8 do 12 godzin - przysługuje połowa diety;
• ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Jeśli czas podróży służbowej przekracza dobę, za każdą pełną dobę należy naliczyć dietę w pełnej wysokości, natomiast za niepełną, ale rozpoczętą:

• do 8 godzin - 50% wysokości diety;
• ponad 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Jeśli pracownik będący w podróży służbowej krajowej otrzymał bezpłatnie wyżywienie, kwota diety jest pomniejszana o:

• 25% diety – jeśli bezpłatnie otrzymał śniadanie;
• 50% diety – jeśli bezpłatnie otrzymał obiad;
• 25% diety – jeśli bezpłatnie otrzymał kolację.

Jeśli czas podróży służbowej przekracza dobę, za każdą pełną dobę należy naliczyć dietę w pełnej wysokości, natomiast za niepełną, ale rozpoczętą:

• do 8 godzin - 1/3 wysokości diety;
• od 8 do 12 godzin - 50% wysokości diety;
• ponad 12 godzin - dieta w pełnej wysokości.

Jeśli pracownik będący w podróży służbowej zagranicznej otrzymał bezpłatnie wyżywienie, kwota diety jest pomniejszana o:

• 15% diety - jeśli bezpłatnie otrzymał śniadanie;
• 30% diety - jeśli bezpłatnie otrzymał obiad;
• 30% diety - jeśli bezpłatnie otrzymał kolację.

Zwrot kosztów wyżywienia

Zgodnie z kodeksem pracy przedsiębiorca może ustalić inne zasady rozliczania podróży służbowych niż te, które wynikają z rozporządzenia dotyczącego wysokości i sposobu obliczania diet. Najczęściej pracodawca zwraca pracownikowi poniesione przez niego koszty wyżywienia na podstawie przedstawionych rachunków. Jednak kwota zwrotu nie może być wyższa niż ta, która wynika z rozporządzenia dotyczącego diet – np. 30 zł jeśli podróż służbowa była krajowa i trwała ponad 12 godzin.

Zwrot kosztów wyżywienia poniesionych przez pracownika w trakcie delegacji nie jest opodatkowany do wysokości przysługującej diety (czyli 30 zł). Nadwyżka traktowana jest jako przychód pracownika i podlega opodatkowaniu zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. 1991 nr 80 poz. 350).

*Podstawa prawna: Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. Nr 0, poz. 167)