Zgodnie z definicją zawartą w rozporządzeniu, dokumentem elektronicznym staje się każdy dokument przechowywany w postaci cyfrowej (tj. tekst, nagranie dźwiękowe, wizualne i audiowizualne). Może on następnie zostać podpisany elektronicznym podpisem, który w świetle nowych przepisów pod względem skutków prawnych równy jest podpisowi złożonemu własnoręcznie w wersji analogowej, nawet, gdy nie spełnia wymogów podpisu kwalifikowanego. Rozporządzenie eIDAS wprowadza jednolite zasady korzystania z podpisów elektronicznych na terenie całej Unii Europejskiej zapewniając znaczne uproszczenie kontaktów między przedsiębiorstwami działającymi w państwach członkowskich. Wprowadzona w życie zmiana wymusza więc na poszczególnych członkach modyfikacje lokalnych ustaw. W przypadku Polski, zmiany takie następują w Kodeksie cywilnym.

Jakie zalety posiada rozporządzenie eIDAS?

Konieczność stosowania dokumentów papierowych do tej pory znacznie wydłużała wszelkie procesy biznesowe związane z zawieraniem nowych umów, czy przeprowadzania transakcji. Obecnie, wraz z wejściem w życie nowych przepisów, czas trwania konkretnych procesów może skrócić się nawet o 60%. Co więcej wprowadzenie nowych zasad dotyczących podpisu cyfrowego pozytywnie wpłynie na zmniejszenie kosztów administracyjnych związanych np. z drukowaniem, skanowaniem i archiwizacją dokumentów, a także usprawni kontakty z urzędami, czy kontrahentami.

Podpis elektroniczny w Polsce

Digitalizacja podpisu na terenie Polski odbywa się w ramach programu "Od papierowej do cyfrowej Polski". Jego założenia obejmują m.in. cyfryzację najważniejszych usług publicznych, a także wdrożenia w zakresie tzw. tożsamości elektronicznej (eID), co pozwoli na znacznie szybsze załatwianie spraw urzędowych przez obywateli. Szacuje się, że w ciągu kolejnych pięciu lat dostęp do tego typu usług ma zyskać co najmniej połowa obywateli Polski. Wraz z końcem 2017 roku planowane jest pozyskanie ok. 10 mln użytkowników eID.